オフィスのレイアウトで近年注目されているフリーアドレス制。
社員それぞれの席を固定しないというオフィスレイアウトですが、どういうメリットがあり、またデメリットがあるのか。オフィス移転を機に導入する場合に注意するポイントとして、まとめてみたいと思います。
フリーアドレスのメリット
メリット1 経費削減
営業や外回りなどで、デスクワークの少ない業態では、日中のオフィスには、ほとんど人がいないという現象が起こります。フリーアドレスを採用した場合、全社員のデスクは必要がないので、少なくすることで、オフィススペースを削減できます。結果、賃貸料の経費削減となります。
メリット2 コミュニケーションの活性化
通常の固定されたレイアウトでは、決まったメンバーとしかコミュニケーションをとらず、他部署では何をしているのかわからない。また、一度も話をしたことがない人がいるなどのデメリットがあります。
フリーアドレス制を導入することで、様々な社員と交流ができ、いままで得られなかったアイデアが生まれやすく創造性が高まるといわれています。業績向上につながるメリットの一つですね。
メリット3 効率化
フリーアドレスの場合、決まった席がなく、自由に移動することができますので、その日の業務にあわせた席にすることで、業務の効率化を図ることができます。
例えば、集中したい作業をする場合は、周囲に他の人があまりいない席を選ぶ。また、その日の業務に関係する人のみで席を選ぶなど、効率的に仕事を遂行できる可能性があります。
メリット4 オフィスの美化
固定された席ですと、自分しか使わないので、資料を出したままになったり、汚れていても、後できれいにすればよいという考えになりがちです。
その点、フリーアドレスですと、他の人も使う席ですので、資料はもちろん片付けますし、自分が汚してしまった場合はきれいに清掃もしますので、結果的に社内の美化につながります。
フリーアドレスのデメリット
デメリット1 勤怠管理が難しい
通常のオフィスの場合、社員それぞれの席が決まっているので、理由のない長時間の離席は一目でわかりますが、フリーアドレスの場合ですと、把握することが難しくなります。また、遅刻や欠勤などの罪悪感もあまり感じなくなるといわれています。これは、管理職層からみたデメリットといえるでしょう。
デメリット2 結局、決まった席になる
日本人特融の集団志向と縄張り意識があるため、自由に席を選べるとしつつも、同じ部署や昔ながらの同僚などで集まってしまい、結局、決まった席に座ることが多くなります。そうなってしまうと他の人たちも同じ席に座るようになっていきます。フリーアドレス本来のメリットが発揮できない現象です。
この現象の改善のために社内ルールとして「前日とは同じ席に座らない。」や、くじ引きや、ランダムでその日の席が決まるといった対策をとっている企業もあります。
デメリット3 居場所がない
自分専用の席がないということで、席を選ぶプレッシャーを感じてしまったり、居場所を見つけられない疎外感を感じてしまう人もいます。そのような状況では、業務も集中できず、かえって業績が悪化することも考えられます。フリーアドレス制の効果が逆に働くケースです。
デメリット4 出世意欲の低下
日本の企業、特に老舗の企業では、出世する度に広くなったり、個室になったりと席のグレードが上がっていくというような場合がよくあります。
社内における自身の席と役職は重要な関係にあります。この考え方からみていくと、社員の出世意欲が低下するという現象の可能性があります。
まとめ
昔ながらの企業などでは、フリーアドレス制にすることで、かえって社員に負担をかけてしまうことで、離職者が増えてしまったり、デメリットのほうが上回ることがあるようです。
本来、オフィスレイアウトは、業績を向上させるための重要な施策であり、社員に負担を強いるようなことがあってはならないはずです。フリーアドレスは、メリットもありますが、デメリットも当然のようにあります。
まず大事なのは、自身の会社の働き方に対しての「オフィスでの働きやすさ」だと思います。オフィスの移転の際に、レイアウト案にフリーアドレス制が選択肢の中にあれば、それを考慮にいれながら注意してみてください。
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