先日、「賃貸事務所移転の進め方」で移転マニュアルとして移転スケジュールをご紹介しました。
今回は、そのスケジュールに沿って、確認しなければならない項目を挙げてみます。
オフィス移転をスムーズに行う為に、移転マニュアルと併せてチェックリストとしてご利用下さい。
オフィス移転チェックリスト
旧オフィスの確認事項
まずは、今まで使ってきた事務所の確認すべき事です。
以下の項目の確認漏れがあると、移転スケジュールが立てられなくなります。
特に、解約予告の期間や新オフィスへ入居できる時期は要チェックです。
□ 解約予告の時期の確認
□ 保証金（敷金）の返還時期
□ 新オフィスへの入居可能時期
□ 原状回復の条件と費用
□ 貸主指定業者かどうか（原状回復工事の業者選択が可能か）
□ 移転の時期
□ 業者選定とスケジュールの確認
□ 費用の確認
新オフィスの確認事項
次は、移転先の事務所についての確認事項。
新オフィス選定
探すために必要な条件を決めてチェックしておくことが、最適な物件に巡り合う近道です。
□ 立地条件
□ 最寄駅からの距離（時間）
□ 従業員の通勤時間と費用
□ 役所、銀行、郵便局の位置
□ 周辺環境（飲食店など）
□ 他の入居テナント
□ 費用（賃料、管理費、保証金、仲介手数料、礼金）
移転準備計画
移転先のオフィスが決まったら、いよいよ準備の開始です。
以下の項目を曖昧にしておくと、計画的に進まずにギリギリであたふたするハメに…
□ スケジュールの立案
□ 社員への告知
□ 引越し業者の選定
□ 内装業者の選定
□ 電話・FAX移設の工事業者の選定
□ OA機器移設の業者の選定
□ 概算費用
プランニング
イメージに合ったオフィスにする為のチェックリストです。
これらの項目を確認しておくことで、内装業者に要望が伝えやすくスムーズに進みます。
□ レイアウトプランの作成
□ 一名あたりの面積
□ 会議室、応接室、受付の使用面積
□ 新たに什器備品やOA機器の購入が必要かどうか。
□ 内装工事費用の確認
新オフィスの契約
契約前までに必ずチェックしましょう。
契約締結の遅れは、当然ですが移転も遅れます。
□ 社内稟議と決定
□ 賃貸借契約内容の確認
□ 必要書類の確認（会社謄本、会社印鑑証明、保証人印鑑証明）
□ 契約金の確認（保証金、前家賃、前管理費、礼金、仲介手数料、保険料）
□ 賃貸借契約の締結
移転の告知
取引先や関係者に告知する作業はけっこう手間がかかります。
段どりを決めておけばその手間も解消されるでしょう。
□ 挨拶文作成
□ 送付先リストの作成
□ 発送時期の決定
□ 印刷発注
□ 発送
印刷物等の作成
新オフィスの住所、電話番号が変わる場合は、しつこいくらいチェックして下さい。
□ 封筒
□ 名刺
□ レターヘッド
□ 社判
□ ゴム印
内装関係の確認事項
内装関係の確認も重要です。
会社のイメージに合ったものかどうか、
こんな筈じゃなかったとなってしまわないようにチェックしましょう。
□ 最終レイアウトが要望に合ったものかどうか
□ 工事スケジュール
□ 防災関係など、法規上の問題はないか
□ 電話工事や引越業者との調整はとれているか
□ 最終レイアウトの機能性やスペース配分
引越し業者の確認事項
内装工事や電話工事のスケジュール調整が重要です。
うまくいかないと営業開始も遅れてしまいます。
□ 引越しマニュアルの作成
□ ビル管理者への確認
□ 引越し作業ができる曜日
□ 共用部分の養生などの保護
□ 役割分担など、社員への指示
□ スケジュールの確認
□ 廃棄物の処理方法
関係官庁への届出
事務所を移転するとあらゆる手続きが必要になります。
意外と多いので、以下のチェックリストを利用して漏れがないようにしましょう。
□ 法務局（本店、支店の移転登記）
□ 税務署（納税地の変更移動・給与支払事業所等の移転）
□ 都道府県税事務所（事業開始等申告書）
□ 社会保険事務所（事業所在地・名称変更）
□ 公共職業安定所（事業主事業所変更）
□ 労働基準監督署（労働保険の名称・所在地変更）
□ 消防署（棒か管理者専任届）
□ 郵便局（転居届）
確認しなければいけない事項はこれだけあります。
とても細かくて多いので、このチェックリストを参考にオフィス移転に役立てていただければと思います。
使いやすいようにファイルで用意しましたので、どうぞご自由にご利用下さい。
「移転チェックリスト（サンプル）」
また、移転の挨拶状の見本もご用意しました。
「事務所移転のお知らせ （サンプル）」
ぜひ、ご利用下さい。
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