賃貸事務所ドットコムBLOG

意中の賃貸事務所を見つけて、やっと移転先が決まった。
と、ほっとしているのも束の間、ここからは、いろいろな手続きや手配があります。オフィス探しよりも大変といっても過言ではないかもしれません。オフィス移転担当者の頭を悩ませるのもこの時期でしょう。

ということで今回は、オフィス移転に必要な手続きや手配の中から、事務所移転の挨拶状について、出すタイミングやマナー、文例をご紹介したいと思います。

挨拶状を送るタイミング

挨拶状は、移転する1ヶ月前から2週間前に相手に届くように送りましょう。

挨拶状が遅くなってしまうと、相手が書類や郵送物を移転前の事務所に送ってしまっているということがあります。それが重要な書類であれば、大事になってしまう場合もありますので、遅くても挨拶状は、2週間前までに届いていればトラブルは避けられます。

また、ハガキや郵便は、郵便局に届け出れば、一年間（移転から）だけ転送してもらえるサービスがありますが、宅急便やメール便などは転送できませんので、やはり、早めにお知らせしておくことが無難です。

ハガキで送る場合には、逆算して早めに準備しておくとよいでしょう。もし、ハガキや手紙の準備が間に合わないスケジュールであれば、先にメールでお知らせしておくことも必要です。

書く項目

• 日頃のご愛顧に対する、お礼の言葉
• 新住所・電話番号
• 新住所での営業開始日
• 今後の抱負・変わらないお付き合いのお願い

この他に、新事務所の地図も記載しておくと、より丁寧です。

また、注意したいのは封筒やハガキで送る場合の送主の住所は「旧住所」です。送る時点では、旧事務所にいるので、宛先不明で返送されるものを必ず受け取れるように「旧住所」を記載します。

ハガキの文例集

ハガキや手紙で移転を知らせる挨拶状は、相手にとって丁寧ですし今後のお付き合いや取引にも信頼性を持続することにつながります。ここでは、一般的に使われている文例をご紹介します。

以上ののような文言が、一般的な丁寧な言い回しではないでしょうか。少し畏まりすぎている印象がある方は、下記の文例も参考にして頂ければと思います。

ご存じだとは思いますが、上記のように『時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。』といったような季語を入れない書き出し方もあります。季節に関係なく使える言葉ですので便利です。

メールの文例集

メールでの挨拶は、移転が差し迫っている場合や手軽である点でメリットがあります。

文体はハガキに比べ内容を少し軽くしてもかまいませんが、格式を重くみる相手やお客様には失礼のないようにしておいた方が良いでしょう。

【件名】移転及び電話番号等変更のお知らせ

メールでの挨拶状には、新住所の地図のＵＲＬを記載すると、さらに丁寧でいいと思います。

また、メールの場合は、送信者・受信者の設定によっては「敬具」が右寄せにならない場合がありますので、注意したいところです。

終わりに

事務所の移転では、引越し業者や電話工事の手配、名刺や封筒など印刷物、各種届出などやらなければならないことが多岐にわたります。

そんな多忙の中、意外と忘れがちになるのが、お客様や取引先などに送る挨拶状の手配。挨拶状は、日頃なかなか思いを伝えられない相手に、改めて感謝の気持ちや今後をお願いするいい機会でもあります。

取引先の方やお客様へ混乱や誤解を与えないよう、ぜひ今回の記事を参考にしていただき、早め早めの準備をしてください。